select AUDIT.*, to_char(DATE_AUDIT, 'DD/MM/YYYY') AS DDATE_AUDIT, to_char(DATE_ETAT_PREV, 'DD/MM/YYYY') AS DDATE_ETAT_PREV, VAGUE.NOM_VAGUE, ETAT.*, BETAT.libelle_etat as libelle_betat, BETAT.picto_etat as picto_betat, NOM_ENJEU FROM AUDIT inner join VAGUE on (AUDIT.ID_VAGUE=VAGUE.ID_VAGUE and ACTIF_VAGUE=1) inner join ETAT on (AUDIT.ID_ETAT=ETAT.ID_ETAT) left join ETAT BETAT on (AUDIT.ID_ETAT_PREV=BETAT.ID_ETAT) left join ENJEU on (AUDIT.ID_ENJEU=ENJEU.ID_ENJEU) WHERE ACTIF_AUDIT=1 AND AUDIT.ID_AUDIT=110 LIMIT 16
Minefi : Forum de la performance - audits de modernisation
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Résultats des audits

Vague Archives (octobre 2006)
L’archivage
Documents associés
Ministère(s) associé(s)
  • Interministériel : concerne plusieurs ministères
Programme(s) associé(s)
  • Activité multiprogramme

Enjeu

Simplification des procédures (avec une dimension TIC)

Etat d'avancement

Contexte de l'audit

L’archivage des documents administratifs est règlementé par le code du patrimoine, le code général des collectivités territoriales et une circulaire du Premier ministre de novembre 2001.
Ce cadre juridique est en évolution, à la suite de différents textes relatifs à la conservation des documents numériques, à l'adoption de l’ordonnance du 8 décembre 2005 (qui confère la même valeur juridique aux documents sur support électronique et aux documents sur support papier) et à la présentation, en conseil des ministres le 24 août 2006, d'un projet de loi relatif aux archives.
Parallèlement, la direction des archives de France est en cours de modernisation, suite au rapport sur l’organisation administrative des Archives nationales remis en octobre 2005. La direction des archives de France voit son rôle stratégique réaffirmé, les missions archives des ministères constituant désormais un service de la DAF, tandis que les centres d'archives nationales, transformés en services à compétence nationale, lui sont rattachés. Ceci s'accompagne d'un important effort d'investissement avec la construction du centre d'archives de Pierrefitte.
Cet effort de modernisation concerne aussi les ministères de la défense et des affaires étrangères qui ne relèvent pas de la compétence de la direction des archives de France : le ministère de la défense avec la mise en place en 2005 du service historique de la défense et le ministère des affaires étrangères qui investit dans un nouveau bâtiment pour ses archives.
Parallèlement, les ministères de la culture et de la communication et de la réforme de l'État travaillent à la prise en compte des nouvelles technologies en matière d’archivage électronique.
L'ensemble de ces actions ouvre une importante perspective de modernisation pour l’ensemble des différents services de l'État.

Objectifs de l'audit

Les objectifs de l'audit sont :
  • d’analyser les types de solutions physiques et organisationnelles mises en place pour la fonction archivage dans les ministères ;
  • d’évaluer la mise en œuvre de la circulaire du 2 novembre 2001 ;
  • d’évaluer les coûts de conservation en rapport avec d’une part les obligations réglementaires (durées de conservation requis et, pour les documents patrimoniaux, conservation illimitée) et, d’autre part, les enjeux de restitution (coût, rapidité et qualité de consultation) ;
  • de mettre en perspective la fonction archivage dans le contexte de la dématérialisation croissante des processus et de l’égalité de la valeur juridique des documents sur support papier et sur support numérique (ordonnance du 8 décembre 2005).
Il conviendra pour cela notamment :
  • de recenser les dispositifs mis en place pour les différents niveaux d’archivage courants et intermédiaires, en veillant aux bons usages respectifs de chacun eu égard aux coûts de conservation, aux fréquences de consultation et au respect du cadre règlementaire ;
  • d’identifier, dans la continuité des actions de modernisation déjà entreprises, des opportunités de mutualisation et les leviers technologiques, humains (compétences et métiers de la fonction Archivage, formations mises en place etc.) et règlementaires ;
  • de rappeler les enjeux de l’archivage électronique, qui ne pourra pas être organisé s’il n’est pas prévu dès l’amont, tout en comparant, à document équivalent, les coûts et avantages respectifs des dispositifs papier et électroniques.
Les bénéfices attendus sont :
  • la facilitation des accès aux archives pour les administrations et les citoyens ;
  • l’estimation des gains éventuels apportés par le recours à la dématérialisation et à l’archivage électronique qui s’ensuit en prenant en compte l’ensemble des coûts induits dont ceux liés à la conservation des documents durant les délais requis ;
  • la sensibilisation des producteurs, en particulier lors des opérations de numérisation (conservation ou non des originaux papier) ;
  • la mutualisation et la rationalisation des procédés de conservation de documents papier ou électroniques (processus, outils, normes, bonnes pratiques etc.) ;
  • la valorisation de la fonction archive et la modernisation du métier d’archiviste en donnant la priorité aux tâches où la présence humaine est indispensable et en se dotant d’outils informatiques adaptés .
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